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不毛な会議と決別せよ

せっかく集まって会議が開かれたものの、結局なにも決まらずに解散してしまったことはないだろうか？
そんな会議は貴重な時間の無駄使いだ。
会議を実りあるものにするために、以下のことに気をつけてみよう。

１）目的をはっきりさせる
会議の目的は「情報を交換する」「人の見解を聞き出す」「刺激を与えあい新しいアイデアを生み出す」「チームにモチベーションを与える」「決定をくだす」のいずれかの場合であることがほとんどだ。
この会議が何に当てはまるのか、まずは目的をはっきりさせ、わからなければ議長に聞こう。

２）意見を明確にしておく
事前に会議の目的を確認して、自分の意見をはっきりさせておこう。
柔軟性のある立場をとりながらも、その会議でどんな結論を出したいかを決めておくのが肝心だ。
また、自分の意見が通らなかった場合、どこで妥協するか考えて次善策を提示できるよう準備しておくといい。
もし、自分が主催者なら、会議のテーマを参加者に事前に告知しておくといいだろう。

３）協議時間を設定する
それぞれの議題について目安となる協議時間を設定しておく。
会議終了の時間を明確にしておけば、無駄な議論や脱線も避けることができる。

４）議事録をまとめる
会議で決定したことや、次回に議論すべき案件などをまとめておく。
記憶が新しいうちに、会議が終ったらすぐまとめるのがコツだ。

ただなんとなく参加するには、会議の時間はあまりにも長い。
関係ない会議には出席しないという選択肢もある。
目的意識をもって、不毛な会議とは決別しよう。

株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン